Was ändert sich 2027 — und was Faktorias bereits umgesetzt hat
Das Jahr 2027 wird für DACH-KMU bürokratisch dicker. E-Rechnungs-Pflicht im B2B, neue Aufbewahrungsregeln, härtere DATEV-Schnittstellen. Hier steht, was Sie tun müssen — und was Faktorias bereits für Sie löst.
Was kommt 2027 auf Sie zu
Das Wachstumschancengesetz hat 2024 den Fahrplan für die elektronische Rechnung im B2B-Bereich festgelegt. Drei Stichtage sind relevant:
1. Januar 2025 — Empfangs-Pflicht. Jedes Unternehmen muss elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das ist Pflicht, ohne Ausnahme. Wenn ein Lieferant Ihnen 2025 eine ZUGFeRD- oder XRechnung-Mail schickt, müssen Sie das einlesen können.
1. Januar 2027 — Versand-Pflicht für große Unternehmen. Unternehmen mit Vorjahres-Umsatz über 800.000 Euro müssen ihre B2B-Rechnungen elektronisch versenden — keine PDF-Rechnungen mehr, sondern strukturierte XML-Daten.
1. Januar 2028 — Versand-Pflicht für alle. Auch kleinere Unternehmen unter 800.000 Euro Umsatz sind dann an der Reihe. Übergangsfrist endet.
Was heißt „elektronische Rechnung"? Das ist im Gesetz (§ 14 UStG) klar definiert: ein strukturiertes elektronisches Format, das die maschinelle Verarbeitung beim Empfänger ermöglicht. Ein PDF mit Rechnungsdaten gilt nicht als elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzes — auch nicht, wenn es per Mail kommt. Es muss ein XML-Datensatz sein, der ohne menschliche Hand vom Empfänger-System eingelesen werden kann.
Die zwei Standards: ZUGFeRD und XRechnung
In Deutschland sind zwei Formate zugelassen:
ZUGFeRD ist ein Hybrid-Format — ein PDF/A-3-Container mit eingebettetem strukturiertem XML. Der Mensch sieht das normale Rechnungs-PDF wie immer, der Buchhaltungs-Computer liest das XML, das daneben eingebettet ist. Ideal für Mittelstand, weil es weiter wie eine PDF-Rechnung aussieht und nutzbar ist.
XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz, ohne PDF. Vorgeschrieben für Rechnungen an die öffentliche Hand (Bund, Länder, Kommunen). Im B2B-Bereich gleichberechtigt zugelassen, aber für Mensch unleserlich ohne Viewer.
Beide Formate basieren auf der europäischen Norm EN 16931 (Profil „BASIC"). ZUGFeRD und XRechnung sind ineinander konvertierbar.
Was Faktorias dafür macht
Faktorias produziert seit Tag 1 PDF/A-3-Rechnungen mit eingebettetem ZUGFeRD-XML im Profil EN 16931. Konkret heißt das:
XML-Aufbau bei jeder Rechnung. Für jede Rechnung wird das CII-XML (Cross-Industry-Invoice) gebaut — Rechnungsadress-Snapshot, Verkäufer-Stammdaten, Position-für-Position, Steuersatz-Aufschlüsselung, Zahlungsbedingungen, SEPA-Credit-Transfer als Payment-Mean.
Validierung gegen offizielles XSD. Bevor das XML ins PDF eingebettet wird, läuft es durch das offizielle XSD-Schema. Bei einem Validierungs-Fehler wird die Rechnung gar nicht erst gerendert — Sie merken es sofort, nicht erst beim genervten Kunden.
Saubere Einbettung als Anhang. Ghostscript (industriestandard PDF-Toolchain) embeddet das XML mit den korrekten AssociatedFiles-Markern, sodass moderne PDF-Reader und alle Buchhaltungs-Tools das XML als Daten-Anhang erkennen.
Kleinunternehmer-Modus berücksichtigt. Wenn Sie unter § 19 UStG fallen, schreibt Faktorias das XML mit Tax-Category-Code „E" + § 19 UStG-Hinweistext — XSD-konform und vom DATEV-Importer richtig interpretiert.
Storno als Type 381. Korrekturrechnungen bekommen den Document-Type-Code 381 (Credit Note) — wie es die EN 16931 vorschreibt.
Audit-Beweisspur. Pro Rechnung wird ein Audit-Eintrag mit Profil-Bezeichnung + XML-SHA-256 in die manipulationssichere Hashkette geschrieben. Im Streitfall belegbar: „Diese Rechnung wurde am Datum X mit ZUGFeRD-Profil Y und XML-Hash Z versendet."
Sie aktivieren ZUGFeRD einmalig in den Tenant-Settings (Standard: aus, weil noch keine Pflicht — Sie wählen, wann Sie umstellen). Ab dann ist jede neue Rechnung ZUGFeRD-konform. Keine Plugin-Bastelei, kein Premium-Tarif.
Was die meisten Anbieter dafür machen
In der Regel: ein „experimentelles Plugin", das nachträglich aktiviert werden muss. Oder eine Premium-Option im Top-Tarif. Oder „kommt im nächsten Update". Oder ein Verweis auf einen externen Konvertierer, den Sie für 19 Euro pro Rechnung dazu kaufen sollen.
Ich finde diesen Umgang mit einer gesetzlichen Pflicht unprofessionell. ZUGFeRD ist nicht eine Premium-Funktion. ZUGFeRD ist die Mindestanforderung an eine moderne Rechnungssoftware.
Aufbewahrungsfristen — was sich nicht ändert
Was Sie weiter wie immer tun: Rechnungen 10 Jahre aufbewahren (GoBD § 147 AO), Handelsbriefe 6 Jahre (HGB § 257), elektronische Belege manipulationssicher speichern. Faktorias macht das eingebaut — Bestandsdatensperre nach Versand, Audit-Hashkette, bitidentische PDF-Snapshots ab Versand.
Aufbewahrungsfristen — was sich ändert
Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege ab 2025 von 10 auf 8 Jahre verkürzt. Klingt nach einer Erleichterung, ist es im Detail aber nicht: handelsrechtliche Pflicht (HGB § 257) bleibt bei 6 Jahren für Handelsbriefe, GoBD-relevante Daten bleiben bei 10 Jahren, weil das Steuerrecht die längste Frist vorgibt. In der Praxis ändert sich für Sie wenig.
Was Sie jetzt tun sollten
- Prüfen Sie Ihre aktuelle Rechnungs-Software. Können Sie heute ZUGFeRD-XML produzieren? Wenn ja, welches Profil? Wenn nein, wann kommt das Update?
- Prüfen Sie Ihre Empfangs-Pipeline. Bekommen Sie ZUGFeRD-Rechnungen schon heute (z.B. von größeren Lieferanten)? Können Sie das XML in Ihre Buchhaltung einlesen oder liegt das nur als PDF im Archiv?
- Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater. Wie soll der Übergang zur E-Rechnungs-Pflicht in Ihrem Betrieb laufen? Welche Workflow-Anpassungen sind nötig?
- Setzen Sie sich eine Frist. 2027 klingt weit weg, ist aber in der Buchhaltung morgen. Wenn Sie heute eine Rechnungs-Software haben, die ZUGFeRD nicht eingebaut hat, sollten Sie spätestens 2026 wechseln.
Wenn Sie wechseln möchten und Faktorias dabei eine Option ist — testen Sie es, schreiben Sie mir oder lesen Sie die Funktions-Detailseite.
— Ronny Brummer, Mai 2026
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