Briefe und Mails — aus Ihrem Briefkopf, nicht von „noreply@uns".
DIN-5008-Briefe direkt im Tool schreiben, Belege per E-Mail aus Ihrem eigenen Postfach. DSGVO-konform, ohne Datenleck zum Anbieter.
Geschäftspost gibt es in zwei Geschmacksrichtungen: Briefe (Papier oder PDF) und E-Mails. Faktorias hat beides, mit zwei wichtigen Eigenheiten.
DIN-5008-Briefe
DIN 5008 ist die deutsche Norm für Geschäftsbriefe. Vorgeschrieben sind unter anderem: Falzmarken bei 105 und 210 mm, Lochmarke bei 148.5 mm, definierte Abstände für das Adressfeld, Bezugszeichenzeile, Betreffzeile, Schlussformel.
Das ist das, was den Standard-Geschäftsbrief vom „selbstgebauten Word-Dokument" unterscheidet. Empfänger merken, dass Sie wissen, wie man einen Brief schreibt.
Faktorias-Briefe:
- Markdown-Editor mit Live-Vorschau — Sie schreiben den Inhalt, Faktorias rendert das Layout
- Empfänger-Snapshot wird beim Versand eingefroren — wenn der Kunde später umzieht, bleibt der Brief adressmäßig wie verschickt
- Bezug auf einen anderen Beleg (Rechnung, Angebot, Lieferschein, Bestellung) wird gespeichert und im Briefkopf als Bezugzeichen ausgewiesen
- Status-FlowEntwurfVersendetArchiviert
- PDF-Generierung wie bei Rechnungen: PDF/A-3, ab Versand bitidentisch (gleicher SHA-256 bei jedem Download)
Schöpfungspfade:
- Brief direkt aus einem Kunden schreiben (Adresse vorausgefüllt)
- Brief aus einem Lieferanten schreiben (analog für die Einkaufskorrespondenz)
- Brief mit Bezug auf einen Beleg schreiben (Empfänger = Rechnungsadress-Snapshot des Belegs, nicht Live-Stammdaten)
- Brief an freien Empfänger ohne Kunden-/Lieferanten-Verknüpfung — z.B. Behörde, Berater, Anwalt
Aufbewahrungsfrist: Handelsbriefe 6 Jahre nach HGB § 257, bei Beleg-Bezug 10 Jahre nach GoBD.
Belegversand per E-Mail (BYO-SMTP)
„BYO-SMTP" steht für Bring-Your-Own-SMTP. Heißt: Sie tragen die Zugangsdaten Ihres eigenen Postfachs ein (Strato, IONOS, Gmail Workspace, M365, eigener Mailserver — egal), und Faktorias versendet Ihre Belege aus diesem Postfach.
Vorteile:
- Empfänger sehen Sie als Absender.
Nicht „noreply@faktorias.de" oder „mail@anbieter.com" — sondern die Adresse, die zu Ihrer Firma gehört (z.B. info@meine-firma.de)
- Bessere Spam-Reputation.
Mail von Ihrer eigenen Domain mit Ihrer eigenen DKIM/SPF/DMARC-Konfiguration kommt zuverlässiger durch als Mail von einem fremden Cloud-Sender
- DSGVO-Vorteil.
Mail-Inhalt + Empfängeradresse fließen NICHT durch unsere Mail-Engine. Wir sind nicht Auftragsverarbeiter für Ihre Geschäftspost — Faktorias hat Ihre Mails technisch nie in der Hand
- Antworten kommen direkt zu Ihnen.
Wenn der Empfänger auf „Antworten" klickt, geht die Antwort an Ihr Postfach, nicht an einen Anbieter-Bounce-Catcher
Vorbereitete Provider: IONOS, Strato, GMX, Web.de, T-Online, Gmail/Workspace, Microsoft 365 — Klick-Setup mit den Standard-Werten dieser Anbieter. Plus „Custom" für eigene Mailserver.
Sicherheit:
- SMTP-Passwort wird mit eigenem Schlüssel verschlüsselt (AES-256-CBC, getrennt vom App-Schlüssel)
- Test-Verbindung im Settings-Dialog — Sie wissen sofort, ob die Daten passen
- Versand-Audit pro Beleg-Mail mit Empfänger + Betreff + PDF-Hash — beweisbar im Streitfall, ohne Mail-Inhalt zu speichern (Datenminimierung)
Mail-Versand für die Marketing-Site
Für die öffentliche Faktorias-Marketing-Site (Kontaktformular, ggf. spätere Newsletter) nutzen wir ein eigenes, davon getrenntes Postfach (post@faktorias.de). Ihre Mandanten-Mails laufen NIEMALS über unser Marketing-Postfach. Strikte Trennung der Vertrauensdomänen.
Erst ausprobieren, dann entscheiden.
Vollständig nutzbarer Demo-Mandant — Rechnungen schreiben, Verträge anlegen, Mahnungen erzeugen, alles. Keine Anmeldung, kein Spam, kein Zeitlimit.
Hinweis: Die Demo wird mit anderen geteilt. Legen Sie ruhig Daten an — alle paar Tage wird zurückgesetzt.
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max@demo.faktorias.de - Passwort
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