Zu Faktorias wechseln: Kunden, Artikel und Belege übernehmen
Rechnungsprogramm wechseln ohne Chaos: Kundenliste und Artikel per CSV übernehmen, E-Rechnung einschalten, DATEV-Export einrichten. 1 Monat kostenlos testen.
Ihr bisheriges Rechnungsprogramm kann keine E-Rechnung, keinen sauberen Export für den Steuerberater oder ist Ihnen einfach zu umständlich geworden? Dann ist der Wechsel einfacher, als er klingt. Dieser Beitrag zeigt, was Sie aus Ihrem alten Programm mitnehmen können, was nicht, und wie Sie in einem Nachmittag mit Faktorias starten.
Wann sich ein Wechsel lohnt
- Sie müssen E-Rechnungen schreiben oder empfangen und Ihr Programm erzeugt nur normale PDF-Rechnungen.
- Ihr Steuerberater bekommt von Ihnen Ordner, Mails oder Excel-Listen statt einer sauberen Datenübergabe.
- Mahnungen schreiben Sie von Hand, weil Ihr Programm keine Fristen führt.
- Ihr Programm ist veraltet, wird nicht mehr gepflegt oder lässt sich nur mit Zusatzmodulen erweitern.
Was Sie übernehmen können
| Daten | Wie | Hinweis |
|---|---|---|
| Kundenstamm | CSV-Datei hochladen | Spaltenzuordnung und Vorschau vor der Übernahme, Excel-Kodierung und Semikolon werden erkannt |
| Artikel und Leistungen | CSV-Datei hochladen | gleiches Verfahren wie bei den Kunden |
| Eingangsrechnungen | Datei hochladen | ZUGFeRD/Factur-X (auch als PDF/A-3) und XRechnung (UBL) werden eingelesen |
| Briefkopf, Bankdaten, Steuernummer | im Einstellungsassistenten eingeben | einmalig, danach für alle Belege |
Was Sie nicht übernehmen
Bereits ausgestellte Rechnungen und Belege bleiben in Ihrem bisherigen Programm oder in Ihrem Archiv. Das ist rechtlich ohnehin richtig, denn Sie müssen sie dort nach den Aufbewahrungsfristen unverändert vorhalten. Faktorias beginnt für neue Rechnungen. Bewahren Sie eine Kopie Ihrer Altdaten (Export oder Datensicherung) mindestens so lange auf, wie die Frist läuft, und sprechen Sie den Zeitpunkt des Wechsels mit Ihrem Steuerberater ab.
So wechseln Sie in sechs Schritten
- Kundenliste exportieren. In Ihrem alten Programm oder in Excel als CSV speichern.
- Faktorias testen. Registrieren, der erste Monat ist kostenlos.
- Kunden und Artikel importieren. Spalten zuordnen, Vorschau prüfen, übernehmen.
- Firmendaten und Briefkopf eintragen. Der Assistent führt Sie durch alle Schritte.
- E-Rechnung einschalten. Bei neuen Konten ist ZUGFeRD standardmäßig an. Falls nicht, aktivieren Sie es unter „Einstellungen → E-Rechnung (ZUGFeRD)“.
- Steuerberater informieren. Er bekommt künftig den DATEV-Buchungsstapel im Format 700 als ZIP, inklusive Beleg-PDFs.
Das Wechseln lässt sich gut zum Quartalsende oder zum Jahreswechsel planen, damit Belegnummern und Auswertungen sauber getrennt bleiben.
Prüfen Sie Ihr bisheriges Programm: Checkliste
Unabhängig davon, welches Programm Sie bisher nutzen: Wenn Sie eine dieser Fragen mit „nein“ beantworten, lohnt sich ein genauer Blick.
- Erzeugt es ZUGFeRD oder XRechnung ohne Zusatzmodul und ohne Aufpreis?
- Liest es eingehende E-Rechnungen ein?
- Prüft es das XML vor dem Versand?
- Gibt es einen Export für den Steuerberater (DATEV)?
- Führt es Mahnstufen mit Fristen automatisch?
- Archiviert es Rechnungen unveränderbar (GoBD)?
- Können Sie Kunden und Artikel per CSV hinein- und herausholen?
Prüfen Sie dazu die aktuelle Dokumentation Ihres Anbieters für genau Ihre Version. Funktionsumfang und Lizenzmodelle ändern sich.
Was Faktorias kostet
Ab 9,90 € netto im Monat, mit vollem Funktionsumfang in jeder Stufe. Die Stufen unterscheiden sich nur in der Zahl der Karteikunden. Der erste Monat ist kostenlos. Alle Preise: Preise.
Häufige Fragen zum Wechsel
Verliere ich Daten beim Wechsel?
Nein. Ihr altes Programm und Ihr Archiv bleiben unverändert. Sie übernehmen Kunden, Artikel und Eingangsrechnungen in Faktorias und starten neue Rechnungen dort.
Wie lange dauert der Umstieg?
Meist einen Nachmittag, wenn Ihre Kundenliste als CSV vorliegt. Der Import zeigt vorher eine Vorschau.
Kann ich beide Programme parallel testen?
Ja, während des kostenlosen Probemonats können Sie Faktorias in Ruhe ausprobieren, ohne Ihr bisheriges Programm abzuschalten.
Wer hilft mir, wenn etwas nicht klappt?
Schreiben Sie direkt über das Kontaktformular. Sie sprechen mit dem Hersteller, nicht mit einem Ticket-System.