E-Rechnung-Pflicht: Fristen, Formate und die Checkliste für Ihr Rechnungsprogramm
Die E-Rechnung ist keine Zukunftsmusik mehr: Empfangen müssen Sie sie schon, ausstellen bald. Hier steht, was gilt — und woran Sie erkennen, ob Ihr Programm vorbereitet ist.
Wenn Sie 2026 einen Handwerksbetrieb, ein Büro oder ein kleines Unternehmen führen, haben Sie wahrscheinlich schon eine E-Rechnung bekommen, ohne es zu merken: ein PDF mit eingebetteten Daten, eine XML-Datei im Anhang, ein Hinweis Ihres Lieferanten „ab sofort elektronisch“. Das ist kein Zufall. Die Pflicht zur elektronischen Rechnung im B2B-Bereich läuft seit Anfang 2025 und wird bis Ende 2027 vollständig. Dieser Beitrag erklärt in Ruhe, was für wen gilt, welche Formate zulässig sind und woran Sie erkennen, ob Ihr Rechnungsprogramm vorbereitet ist.
Stand: Oktober 2026. Das ist eine allgemeine Orientierung, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Einzelfall mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater. Die Rechtslage kann sich ändern.
Was ist eine E-Rechnung überhaupt?
Eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist nicht ein PDF, das Sie per E-Mail schicken. Es ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine Software ohne menschliches Zutun einlesen kann. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind dafür im Kern zwei Formate üblich:
- XRechnung:
ein reiner XML-Datensatz, ohne lesbares PDF. Verbindlich bei Rechnungen an die öffentliche Hand, im B2B zugelassen.
- ZUGFeRD
(in Frankreich „Factur-X“): ein PDF mit eingebettetem XML. Sie sehen eine normale Rechnung, die Buchhaltungssoftware des Empfängers liest die Daten aus dem XML. Zulässig ist ZUGFeRD ab Version 2.0.1, und zwar in den Profilen, die alle Rechnungsdaten enthalten (zum Beispiel EN 16931 oder Extended). Die abgespeckten Profile „Minimum“ und „Basic WL“ reichen dafür nicht aus.
Ein reines PDF-Bild oder ein Scan gilt künftig als „sonstige Rechnung“ und nicht mehr als E-Rechnung im Sinne der Pflicht.
Die Fristen im Überblick
| Stichtag | Was gilt | Für wen |
|---|---|---|
| seit 1.1.2025 | E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können | alle Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft |
| bis 31.12.2026 | Übergangsfrist: Papier- und PDF-Rechnungen dürfen weiter ausgestellt werden (PDF per E-Mail nur mit Zustimmung des Empfängers) | alle |
| ab 1.1.2027 | E-Rechnungen ausstellen | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz im Vorjahr |
| bis 31.12.2027 | Übergangsfrist: Papier, PDF oder andere elektronische Formate (zum Beispiel EDI) bleiben erlaubt | Unternehmen bis 800.000 € Vorjahresumsatz |
| ab 1.1.2028 | E-Rechnungen ausstellen | alle im inländischen B2B-Geschäft |
Zwei Punkte werden oft übersehen:
- Empfangen müssen Sie schon heute. Wenn Ihr Lieferant Ihnen eine ZUGFeRD- oder XRechnung schickt, müssen Sie sie annehmen und verarbeiten können. Auch wenn Sie selbst noch keine E-Rechnungen schreiben müssen, müssen Sie auf der Empfangsseite also schon vorbereitet sein.
- Nicht jede Rechnung ist betroffen. Rechnungen an Privatpersonen und Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto sind ausgenommen. Ob und wie die Pflicht für Ihr Unternehmen gilt, klären Sie mit Ihrem Steuerberater, vor allem bei besonderen Fällen wie Kleinunternehmerregelung oder Auslandsgeschäft.
Archivierung: das Original zählt
Eine E-Rechnung muss in ihrem ursprünglichen Format aufbewahrt werden, also mit dem XML-Datensatz, nicht nur als ausgedrucktes oder umgewandeltes PDF. Dazu kommen die bekannten Anforderungen der GoBD: Die Belege müssen unveränderbar, vollständig und jederzeit lesbar verfügbar sein. Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege beträgt seit 2025 8 Jahre, für Handelsbriefe 6 Jahre.
Woran Sie erkennen, ob Ihr Rechnungsprogramm vorbereitet ist
Die Checkliste unten gilt für jedes Programm, das Sie nutzen oder prüfen. Wer das nicht mit „ja“ beantworten kann, sollte spätestens 2026 handeln.
- Kann das Programm E-Rechnungen empfangen und einlesen, also ZUGFeRD und XRechnung?
- Kann es E-Rechnungen ausstellen, ohne Zusatz-Plugin und ohne Aufpreis?
- Prüft es das erzeugte XML vor dem Versand gegen das offizielle Schema?
- Werden Stornos als Korrekturrechnung richtig abgebildet?
- Werden Kleinunternehmer-Hinweise (§ 19 UStG) korrekt im XML geführt?
- Archiviert es Rechnungen unveränderbar und nachvollziehbar (GoBD)?
- Gibt es einen Export für den Steuerberater, etwa im DATEV-Format?
- Lassen sich Kunden und Artikel übernehmen, wenn Sie wechseln?
Was Faktorias davon heute schon erfüllt
Wir haben Faktorias von Anfang an so gebaut, dass diese Punkte eingebaut sind und nicht als Zusatzmodul. Das ist die Übersicht, mit Haken:
| Anforderung | Pflicht ab | Faktorias |
|---|---|---|
| E-Rechnungen empfangen | 1.1.2025 | ✅ Import von ZUGFeRD/Factur-X (auch als PDF/A-3) und XRechnung (UBL) |
| E-Rechnungen ausstellen (EN 16931) | 1.1.2027 / 1.1.2028 | ✅ schon jetzt: ZUGFeRD im PDF/A-3 mit XML im Profil EN 16931 |
| XML vor dem Versand prüfen | gute Praxis | ✅ Prüfung gegen das offizielle Schema; fehlerhafte Rechnungen gehen nicht raus |
| Storno als Korrekturrechnung | schon heute | ✅ Dokumenttyp 381 |
| Kleinunternehmer (§ 19 UStG) | schon heute | ✅ Steuerkategorie und Hinweistext im XML |
| Unveränderbar und nachvollziehbar (GoBD) | schon heute | ✅ Sperre nach Versand, manipulationssichere Hashkette, bitgleiche PDF-Kopien |
| Export für den Steuerberater | keine Pflicht, aber üblich | ✅ DATEV-Buchungsstapel im Format 700 |
| Eigene Abo-Rechnungen von Faktorias | wie oben | ✅ ebenfalls als ZUGFeRD mit XML |
| Kunden und Artikel übernehmen | — | ✅ Import aus CSV mit Spaltenzuordnung und Vorschau |
Wichtig und ehrlich: Bei neuen Konten ist ZUGFeRD standardmäßig eingeschaltet. In bestehenden Konten aktivieren Sie die E-Rechnung einmalig in den Einstellungen unter „E-Rechnung (ZUGFeRD)“. Danach ist jede neue Rechnung ZUGFeRD-konform.
Noch nicht Pflicht, aber schon da: Weil für die meisten Betriebe die Ausstellungspflicht erst 2028 gilt, haben Sie mit Faktorias heute schon einen Vorsprung. Sie können Ihre Kunden Schritt für Schritt umstellen, ohne dass Sie im Januar 2028 improvisieren müssen.
Was kostet der Einstieg? Weniger, als Sie denken
Eine Rechnungssoftware muss nicht teuer sein, um E-Rechnung, Mahnwesen und Steuerberater-Export zu können. Bei Faktorias gilt:
- Ab 9,90 € netto im Monat
— ungefähr der Preis einer Kinokarte — bekommen Sie den vollen Funktionsumfang: ZUGFeRD-Rechnungen, Empfang von E-Rechnungen, automatisches Mahnwesen, Angebote und Verträge, DATEV-Export.
- Keine gesperrten Funktionen.
Die fünf Stufen unterscheiden sich nur in der Zahl Ihrer Karteikunden: Basis bis 50 (9,90 €), Standard bis 200 (19,90 €), Plus bis 500 (39,90 €), Groß bis 1.000 (99,90 €, jeweils netto im Monat), Enterprise auf Anfrage. Sie zahlen nicht extra für E-Rechnung oder Mahnwesen.
- Der erste Monat ist kostenlos
ein voller Kalendermonat. Im Probemonat können Sie selbst und ohne Kosten kündigen.
- Jahresabo:
Wer ein Jahr im Voraus bucht, zahlt für zwölf Monate nur elf.
Damit sind Sie ab dem ersten Tag für die Pflicht von 2027 und 2028 gerüstet, ohne ein zusätzliches Plugin, einen Aufpreis oder einen Umweg über einen externen Konverter.
Was Sie jetzt tun sollten
- Empfang klären: Wo kommen Ihre Eingangsrechnungen an? Können Sie ein XML tatsächlich lesen oder liegt es nur als Anhang im Postfach?
- Ihr Programm prüfen: Gehen Sie die Checkliste durch. Fehlen Punkte, fragen Sie den Hersteller, bis wann er sie liefert, und lassen Sie sich das schriftlich geben.
- Mit dem Steuerberater sprechen: Wie soll der Weg für Ihre Rechnungen und Belege künftig laufen?
- Rechtzeitig umstellen: Wer erst 2027 anfängt, hat keine Zeit mehr zum Testen. Wechseln Sie lieber im Ruhigen, mit Import Ihrer Kunden und Artikel.
Häufige Fragen
Muss ich schon jetzt E-Rechnungen schreiben?
Nein, noch nicht, wenn Ihr Vorjahresumsatz bis 800.000 € lag. Für Rechnungen, die Sie erhalten, gilt die Empfangspflicht aber schon.
Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail?
Bis zum Ende der jeweiligen Übergangsfrist ja. Danach nicht mehr im inländischen B2B-Geschäft.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteten Daten und für Menschen gut lesbar. XRechnung ist reines XML und vor allem bei Behörden üblich. Beide folgen derselben Norm EN 16931 und lassen sich ineinander überführen.
Brauche ich dafür ein teures Zusatzprogramm?
Nicht, wenn Ihr Rechnungsprogramm E-Rechnungen schon eingebaut hat. Bei Faktorias ist das Teil jeder Stufe, ab 9,90 € netto im Monat, der erste Monat ist kostenlos.
Kann ich meine Daten aus meinem alten Programm übernehmen?
Kunden und Artikel ja, über den CSV-Import. Alte Rechnungen bleiben in Ihrem bisherigen System bzw. im Archiv, das Sie ohnehin aufbewahren müssen.
Fazit
Die E-Rechnung ist eine Pflicht mit langem Anlauf, aber der Stichtag kommt. Wer jetzt prüft, spart sich Stress, Zeitdruck und Notlösungen. Sie können Faktorias einen Monat kostenlos testen und die Rechnungsfunktion in Ruhe ansehen. Wie das Mahnwesen dazu passt, steht im Beitrag Mahnung schreiben: Fristen, Stufen und was Sie berechnen dürfen. Hintergrund zu den Neuerungen für 2027 finden Sie in Was ändert sich 2027 für Ihre Buchhaltung?.
Erst ausprobieren, dann entscheiden.
Vollständig nutzbarer Demo-Mandant — Rechnungen schreiben, Verträge anlegen, Mahnungen erzeugen, alles. Keine Anmeldung, kein Spam, kein Zeitlimit.
Hinweis: Die Demo wird mit anderen geteilt. Legen Sie ruhig Daten an — alle paar Tage wird zurückgesetzt.
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