Mahnung schreiben: Fristen, Stufen und was Sie berechnen dürfen
Offene Rechnungen sind kein Schicksal. Wer Fristen und Stufen kennt, bekommt sein Geld früher — ohne Streit mit dem Kunden.
Eine unbezahlte Rechnung ist selten böser Wille. Meistens ist sie liegengeblieben: im Urlaub, im Posteingang, zwischen zwei Baustellen. Das Problem: Wer nicht nachfasst, verschenkt Liquidität — und wer zu spät oder falsch mahnt, verschenkt manchmal Ansprüche. Dieser Beitrag erklärt in Ruhe, wann Ihr Kunde überhaupt in Verzug ist, wie ein sinnvoller Mahnablauf aussieht und was Sie dafür berechnen dürfen.
Hinweis: Das ist eine allgemeine Orientierung, keine Rechtsberatung. Bei hohen Forderungen oder Streit um die Leistung fragen Sie Ihre Steuerberaterin, Ihren Anwalt oder die Kammer.
Wann ist der Kunde überhaupt „in Verzug“?
Verzug ist die Voraussetzung für Verzugszinsen und Ersatz Ihrer Mahnkosten. Er tritt nach § 286 BGB im Wesentlichen auf zwei Wegen ein:
- Mit Mahnung:
Der Kunde zahlt trotz Fälligkeit nicht, Sie mahnen — ab Zugang der Mahnung ist er in Verzug.
- Ohne Mahnung:
Steht ein festes Zahlungsdatum auf der Rechnung (zum Beispiel „zahlbar bis 15.11.2026“), tritt Verzug mit Ablauf dieses Tages ein. Ohne festes Datum gerät der Kunde spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug. Gegenüber Verbrauchern gilt die 30-Tage-Regel nur, wenn Sie in der Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen haben.
Praktischer Tipp: Schreiben Sie ein festes Zahlungsdatum in die Rechnung statt „14 Tage netto“. Dann entfällt die Diskussion, ab wann gemahnt werden darf.
Der Ablauf in drei Stufen
In der Praxis hat sich ein dreistufiges Vorgehen bewährt. Die Fristen sind Erfahrungswerte, keine Vorschrift:
- Zahlungserinnerung — wenige Tage nach Fälligkeit, freundlich im Ton, in der Regel ohne Gebühr. Oft war die Rechnung nur vergessen.
- Erste Mahnung — nach ein bis zwei Wochen, mit neuer, kurzer Frist und dem Hinweis auf Verzugsfolgen.
- Letzte Mahnung — mit klarer Frist und dem Hinweis, was als Nächstes passiert: Übergabe an Inkasso oder das gerichtliche Mahnverfahren.
Bleibt auch das ohne Wirkung, entscheiden Sie: Forderung abschreiben, Inkasso beauftragen oder einen Mahnbescheid beantragen. Bei Beträgen, die den Aufwand rechtfertigen, ist das gerichtliche Mahnverfahren online verhältnismäßig günstig.
Was Sie berechnen dürfen
- Verzugszinsen:
Gegenüber Unternehmen 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, gegenüber Verbrauchern 5 Prozentpunkte (§ 288 BGB). Der Basiszins ändert sich halbjährlich; die Bundesbank veröffentlicht ihn. Mit dem Verzugszinsrechner berechnen Sie die Höhe für Ihren Fall direkt online.
- Verzugspauschale:
Bei Geschäftskunden zusätzlich 40 Euro pro Rechnung (§ 288 Abs. 5 BGB), ohne dass Sie einen Schaden nachweisen müssen.
- Mahnkosten:
Erstattungsfähig sind nur tatsächlich entstandene, angemessene Kosten — mehr dazu im nächsten Abschnitt. Die erste Zahlungserinnerung bleibt meist kostenfrei.
Sind Mahngebühren rechtmäßig?
Ja, aber nur in engen Grenzen. Mahngebühren sind kein Preis für eine „Leistung“, sondern ein Teil des Verzugsschadens (§§ 280, 286 BGB). Daraus folgen vier Regeln:
- Nur bei Verzug. Gebühren dürfen Sie erst berechnen, wenn der Kunde tatsächlich in Verzug ist. Die Kosten der allerersten Mahnung, die den Verzug erst begründet, sind deshalb in der Regel nicht erstattungsfähig. Eine freundliche Zahlungserinnerung bleibt am besten kostenlos.
- Nur der tatsächliche Aufwand. Ersetzt werden vor allem Porto, Papier und Druck; der eigene Zeitaufwand für das Schreiben wird von Gerichten dagegen nur zurückhaltend anerkannt. Pauschalen sind zulässig, dürfen den nach dem gewöhnlichen Lauf der Dinge zu erwartenden Schaden aber nicht übersteigen. In der Rechtsprechung werden Beträge im niedrigen einstelligen Euro-Bereich häufig akzeptiert, deutlich höhere Pauschalen dagegen oft beanstandet.
- Gegenbeweis muss möglich bleiben. Wer Pauschalen in seine Geschäftsbedingungen schreibt, muss dem Kunden ausdrücklich erlauben nachzuweisen, dass der Schaden geringer oder gar nicht entstanden ist. Fehlt das, kann die Klausel gegenüber Verbrauchern unwirksam sein (§ 309 Nr. 5 BGB).
- Bei Geschäftskunden gibt es die 40-Euro-Pauschale. Sie wird auf einen Anspruch auf Ersatz von Rechtsverfolgungskosten angerechnet (§ 288 Abs. 5 BGB). Zusätzliche Mahngebühren sollten Sie dort deshalb nur ansetzen, wenn sie nach Abzug der Pauschale noch einen echten, nachweisbaren Aufwand abdecken.
Für Inkasso- und Anwaltskosten gilt etwas Ähnliches: Sie sind nur dann ersetzbar, wenn der Kunde in Verzug ist und der Einsatz erforderlich war. Wer einen unstrittigen Kunden sofort dem Inkassobüro übergibt, bleibt auf einem Teil der Kosten sitzen.
Praxis-Tipp: Halten Sie Mahngebühren niedrig und nachvollziehbar, nennen Sie sie vorab in Ihren Geschäftsbedingungen und belegen Sie sie im Streitfall mit Ihrem tatsächlichen Aufwand. Ein Kunde, der eine 3-Euro-Gebühr zahlt, diskutiert nicht. Bei einer 25-Euro-Gebühr schon.
Warum es an Disziplin scheitert, nicht am Wissen
Fast alle Betriebe wissen, dass sie mahnen sollten. Gescheitert wird an der Routine: Welche Rechnungen sind überfällig? Wann ging die letzte Erinnerung raus? Wer mahnt manuell mit einer Liste, vergisst irgendwann welche — und jede vergessene Mahnung verlängert das Zahlungsziel stillschweigend.
Deshalb haben wir das Mahnwesen in Faktorias als Grundfunktion eingebaut, nicht als Zusatzmodul: Faktorias prüft jeden Morgen alle offenen Rechnungen, verschickt je nach Ihren Einstellungen die drei Mahnstufen mit den von Ihnen festgelegten Fristen und Gebühren, berücksichtigt Teilzahlungen und stornierte Rechnungen und legt jedes Mahnschreiben als eigenen, nummerierten Beleg ab. Wie das im Einzelnen abläuft, steht auf der Seite Mahnwesen.
Checkliste für Ihr Mahnwesen
- Feste Zahlungsfrist mit Datum auf jeder Rechnung
- Verzugsfolgen (Zinsen, Pauschale) und Mahnkosten in den Geschäftsbedingungen genannt, mit Gegenbeweis-Hinweis
- Mahngebühren niedrig und erst bei Verzug
- Drei Stufen mit festen Abständen, damit niemand improvisieren muss
- Jede Mahnung dokumentiert, mit Datum und Versandweg
- Vor dem Inkasso: Prüfen, ob die Leistung unstrittig ist
Sie können Faktorias einen Monat kostenlos testen — auch mit dem Mahnwesen.
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